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整理整頓ができないとどうなるのか

散らかっていると起こりがちなミス

整理整頓ができていないと、普通に仕事をしているだけなのにミスが増えてしまいます。
たとえば、複数の仕事を同時進行している際、一方の書類を散らかしたまま別の書類を広げ、混ざってはいけない書類が混ざってしまった…ということがよく起こるようです。
その場で気付けたらいいのですが、そのまま取引先に送ってしまったら大変です。

また、コーヒーやインクをこぼして、備品や書類を損なってしまうこともあり得ます。

一番よく起こり、特に重大なのが書類などの紛失です。
再印刷できるならまだしも、先方から届いたものや、すぐには手に入らない書式のものだと業務が止まってしまいます。
また、社外秘の書類や、個人情報が記載されたものなどもなくすと信用や社の存続にまで関わります。

ミスしないためにできる整理整頓

仕事の能力はあるのに、整理整頓ができないばかりにありえないミスをした…なんてことにならないためにも、対策をしましょう。

まず、書類などは内容や取引先ごとにまとめ、混ざることのないようにしましょう。
同時に複数の業務をしなければならないときは、やりかけの方を引出しに仕舞ってから次の仕事の書類を出すことを心掛け、そのために「とりあえず」入れておける空の引出しや書類BOXを作りましょう。

作業台やデスクにはいつも余白を作り、手の当たる位置にこぼれやすいものを置かないようにしましょう。
これらの余白を作るために、デスクや作業台で使わない不要なものは処分するようにしてください。

また、書類などが手元に来たら、まず最初に「居場所」を作りましょう。
仕舞った記憶がなくても、「この関係の書類はここを探せばある。なければとりあえずBOXにある」という状態になるようにルールを決めるといいいでしょう。


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